Funktionale Mailadresse gemeinsam nutzen
E-Mailboxen zählen zu den grössten Zeitfressern im Arbeitsalltag. Einer der Gründe ist die mangelhafte Kompetenz der Benutzer. Viele sind nur mit den einfachsten Funktionen des E-Mail-Standards vertraut und verlieren täglich unnötig viel Zeit. Je mehr Mails es zu verarbeiten gilt, desto gravierenden sind die Folgen auf die Arbeitseffizienz.
Im Folgenden eine Lösung für den typischen Fall in einem Team, wo mehrere Personen dieselbe Mailbox betreuen sollen.
Ausgangslage
Eine Mailbox mit einer funktionalen Mailadresse, z.B.
In der Praxis sind zwei Lösungen dazu verbreitet – beide sind unbefriedigend:
- Damit mehrere Benutzer von eingehenden Mails erfahren, werden oft auf dem Mailserver automatische Weiterleitungen (einer Kopie) eingehender Mails an die persönlichen Mailadressen der jeweiligen Benutzer eingerichtet, oder
- man gewährt diesen Personen den gleichzeitigen Zugriff per IMAP.
Mit Weiterleitungen von Kopien ist das Chaos vorprogrammiert:
- Unklarheit: Keiner der Empfänger weiss, ob, wann und wer sich um die Bearbeitung eingegangener Mails kümmert.
- Lücken und Doppelspurigkeiten: Mails gehen unter oder es entstehen Doppelspurigkeiten.
- Dokumentation: Der Konversationsverlauf liegt bei den einzelnen Benutzern. Eine Stellvertreterlösung ist nicht möglich.
In einer gemeinsame Betreuung fehlt der konkrete Kommunikationsverlauf:
Bearbeiten mehrere Personen dieselbe Mailbox, herrscht zwar Klarheit über den Bearbeitungsstand und den Konversationsverlauf, aber es bleibt unklar, welche Personen wann involviert waren. Zudem kann man sich dennoch ins Gehege kommen, wenn zwei Benutzer zufälligerweise gleichzeitig auf eine E-Mail reagieren.
Lösung
Die Lösung mit IMAP-Bordmitteln sieht aus wie folgt:
- Mehrere Benutzer erhalten dieselben Zugangsdaten zur funktionalen Mailadresse, z.B.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. . - Jeder Benutzer besitzt zudem eine persönliche Mailadresse, z.B.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. undDiese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. . - Jeder Benutzer konfiguriert sein Mailprogramm (Mail-Client) zum Abrufen der
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. . - Jeder Benutzer trägt als Absender für gesendete E-Mails seine persönliche Adresse ein, in unserem Beispiel max@... oder barbara@....
- Jeder Benutzer trägt als Antwortadresse (jene Adresse, an welche der Empfänger wiederum antworten soll) die funktionale Adresse, in unserem Beispiel info@..., ein.
Optional
- trägt jeder als Fusszeile-Vorgabe jeder Mail seinen persönlichen Abbinder (mit Namen) ein
Weitere Arbeitstechniken
- Um E-Mails zu kennzeichnen, dass sie von bestimmten Personen bearbeitet werden, sind in kleinen Teams Tags/Schlagwörter hilfreich. Einmal erstellt, kann man sie per Tastenkürzel einer mail zuweisen.
- Sollen Mails ausschliesslich von einer bestimmten Person bearbeitet werden, sind persönliche Ordner im Posteingang eine einfache wie effiziente Lösung: Eingebende Mails werden direkt dahin verschoben und als 'ungelesen' markiert – der jeweilige Benutzer kann sofort reagieren.
- Filter-Regeln: Jedes Mailprogramm bietet Filterfunktionen an, die z.B. beim Abrufen und/oder beim Senden ausgeführt werden. Anhand spezifizierter Informationen, z.B. Absender, Betreff, Schlüsselwort im Inhalt, lassen sich E-Mail automatisch verarbeiten und z.B. in einen bestimmten Ordner erschieben.
- Filter/virtuelle Ordner: Sollen die Mails aus verschiedenen Ordnern in einer Ansicht aufgrund einer Eigenschaft gelistet werden (z.B. Absender, Adressat), helfen Filter/virtuelle Ordner. Sie zeigen die Nachrichten unabhängig vom Ablageort. Dabei lassen sich die zu filternden Verzeichnisse definieren.